Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Quiénes tratan tus datos

El colegio es el Responsable del Tratamiento. Cada institución educativa que contrata Faro decide qué datos de su comunidad (estudiantes, familias, docentes y directivos) registra, con qué finalidad y quién accede a ellos. El colegio recoge las autorizaciones y responde por el tratamiento ante sus titulares.

Freeloz S.A.S., NIT 901.866.878-4, es el Encargado del Tratamiento. Operamos la plataforma y tratamos los datos por cuenta del colegio, siguiendo sus instrucciones, esta política y la ley. No usamos los datos de un colegio para fines propios ni los mezclamos con los de otro.

Freeloz S.A.S. actúa como Responsable solo de los datos de quienes nos contactan directamente (por ejemplo, al escribir a soporte@faroescolar.com para pedir una demostración o soporte), de los datos de contacto y facturación de los colegios clientes, y de la medición del sitio público y la medición anónima del uso de la plataforma que se describen en la sección 14.

2. A qué aplica esta política

A todos los canales de Faro: el sitio y la aplicación web en faroescolar.com, la aplicación móvil Faro Escolar para Android e iOS, el modo de portería (lectura del carnet QR a la entrada del colegio) y el asistente de WhatsApp que usa el personal de los colegios que lo tienen activo. Cada colegio puede tener, además, su propia política de tratamiento de datos; si hay diferencias, prima la del colegio en lo que corresponde a su decisión como Responsable.

3. Marco legal

• Artículos 15 y 44 de la Constitución Política de Colombia (habeas data y derechos de los niños).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto Único 1074 de 2015.
• Ley 1620 de 2013 (Sistema Nacional de Convivencia Escolar) y su Decreto 1965 de 2013, que ordenan el registro y seguimiento de las situaciones de convivencia.

4. Datos de niñas, niños y adolescentes

Faro trata datos de estudiantes menores de edad porque el colegio necesita registrar y acompañar su convivencia y su asistencia. Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, ese tratamiento:

• responde y respeta el interés superior de las niñas, niños y adolescentes y asegura el respeto de sus derechos fundamentales;
• se hace con la autorización de su representante legal (madre, padre o acudiente), que recoge el colegio, y valorando la opinión del menor según su madurez y autonomía;
• está orientado a acompañar, no a sancionar: Faro no impone sanciones ni toma decisiones automáticas sobre un estudiante; las alertas sugieren un siguiente paso y las decisiones las toman personas del colegio según su manual de convivencia;
• da el mismo peso a los reconocimientos positivos que a las faltas;
• nunca se usa para publicidad, perfiles comerciales ni ningún fin distinto del servicio educativo.

Cada estudiante ve solo su propia información. Las familias ven solo la de los estudiantes a su cargo. Los derechos de un menor los ejerce su representante legal. Una solicitud de eliminación de la cuenta de un estudiante menor de edad requiere la confirmación de su acudiente o del colegio.

La app móvil Faro Escolar está dirigida a personas de 13 años o más. Los estudiantes menores de 13 años usan Faro solo desde la web, en faroescolar.com/app, con la cuenta que habilita su colegio; si la fecha de nacimiento no está registrada, también entran por la web.

5. Qué datos tratamos

Los datos los registra el colegio (por ejemplo, al cargar su base de estudiantes y familias) o las personas de la comunidad al usar Faro. Según tu relación con el colegio:

No tratamos tu ubicación, tus contactos, tu micrófono, tu historial de navegación ni datos financieros de las familias. La cámara se usa solo cuando tú lo pides, para leer el código QR del carnet o tomar la foto de una evidencia o un soporte. Faro no incluye herramientas de publicidad. Para saber qué funciones se usan, medimos el uso de la plataforma de forma anónima, sin datos del colegio ni datos personales (ver la sección 14).

6. Para qué los usamos

• Registrar y hacer seguimiento a la convivencia escolar con enfoque restaurativo, incluida la ruta de atención integral de la Ley 1620 de 2013 (casos, compromisos, seguimientos y remisiones).
• Construir la hoja de vida de convivencia de cada estudiante, con sus reconocimientos.
• Avisar a las familias a tiempo, por la app, correo o WhatsApp, y guardar la evidencia de cada aviso.
• Registrar la asistencia y la entrada al colegio, avisar a la familia cuando un estudiante no ha llegado y gestionar excusas.
• Tramitar los permisos del personal: solicitud, firma, decisión y formato oficial en PDF.
• Enviar comunicados del colegio a su comunidad.
• Crear y administrar las cuentas: invitaciones, acceso, recuperación de contraseña y eliminación.
• Mostrar a directivos indicadores de convivencia y asistencia de su colegio.
• Proteger el servicio: seguridad, auditoría, prevención de accesos indebidos y soporte técnico.
• Saber qué funciones de Faro se usan y por qué canal, para mejorarlo, con la medición anónima de la sección 14.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No usamos los datos para publicidad, no los vendemos ni los cedemos a terceros para sus propios fines y no creamos perfiles comerciales.

7. Autorización y datos sensibles

Obtener la autorización previa, expresa e informada de los titulares —o de sus representantes legales, en el caso de menores— corresponde al colegio como Responsable, salvo los casos en que la ley no la exige (por ejemplo, datos de naturaleza pública o requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones).

Algunos datos pueden ser sensibles: la información de salud que aparezca en soportes de excusas o de permisos (por ejemplo, una incapacidad médica) y, por su naturaleza, los datos de los menores. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles; si no se aportan, el colegio puede usar otros medios para justificar una ausencia o un permiso. Los soportes solo los ven las personas del colegio que deben revisarlos.

8. Quién puede verlos

Dentro de cada colegio, el acceso depende del rol y lo configura el colegio. Por ejemplo, un docente ve los estudiantes de sus grupos; coordinación y orientación ven los casos que les corresponden; una familia ve solo a los estudiantes a su cargo; un estudiante solo su información; la portería ve solo el nombre, el grupo y la foto de quien entra. Ningún colegio puede ver datos de otro colegio. El personal de Freeloz S.A.S. que administra la plataforma no accede a los registros de convivencia en su operación ordinaria; solo lo hace cuando es imprescindible para dar soporte o por seguridad, y bajo deber de confidencialidad.

9. Proveedores y transferencias internacionales

Para prestar el servicio usamos estos proveedores, que tratan datos por nuestra cuenta (subencargados), bajo sus condiciones contractuales de protección de datos y solo para esa finalidad:

El asistente de WhatsApp del personal funciona sobre una plataforma de automatización administrada por el equipo de Faro y puede apoyarse en un servicio de procesamiento de lenguaje para reconocer, dentro de un mensaje, a qué estudiante o grupo se refiere. Ese servicio recibe solo el texto necesario para esa tarea y no lo usa para fines propios. Las tiendas de aplicaciones (Apple y Google) distribuyen la app móvil según sus propias políticas.

Como algunos proveedores están fuera de Colombia, hay transmisión internacional de datos, principalmente a Estados Unidos. Se hace con proveedores que ofrecen garantías de seguridad y confidencialidad, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 (hoy Decreto 1074 de 2015) para la transmisión entre Responsable y Encargado.

Solo entregamos datos a una autoridad cuando una norma o una orden competente lo exige, y se lo informamos al colegio salvo que la ley lo impida.

10. Seguridad

• Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS/TLS).
• Aislamiento por colegio en la base de datos: reglas de acceso por fila en todas las tablas.
• Permisos por rol y registro de auditoría de las acciones administrativas.
• Archivos (fotos, evidencias y soportes) en almacenamiento privado, con enlaces temporales.
• En el teléfono, los datos guardados para trabajar sin conexión van en una base cifrada, no se incluyen en las copias de seguridad del sistema y se borran al cerrar sesión.
• Las notificaciones no muestran detalles sensibles en la pantalla bloqueada.
• El PIN de portería se bloquea tras varios intentos fallidos; los enlaces de firma o decisión son de un solo uso y vencen.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos al colegio sin demora para que, como Responsable, lo gestione y lo reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.

11. Conservación

Tratamos los datos mientras el colegio tenga activo el servicio y durante el tiempo que el colegio deba conservarlos por ley o por su manual de convivencia (el registro de convivencia y la evidencia de la ruta de atención hacen parte del archivo institucional). Al terminar el servicio, devolvemos o suprimimos los datos según las instrucciones del colegio, salvo lo que una norma obligue a conservar. Las copias de seguridad se renuevan en ciclos periódicos y se sobrescriben.

12. Eliminación de tu cuenta

Puedes pedir que eliminemos tu cuenta de acceso en cualquier momento:

• en la app: Perfil › Eliminar mi cuenta, donde llenas la solicitud;
• en la web o sin la app: con el formulario de faroescolar.com/eliminar-cuenta, o escribiendo a soporte@faroescolar.com.

Ninguna cuenta se elimina de forma automática. Al recibir tu solicitud te enviamos un acuse por correo; una persona de nuestro equipo verifica que la solicitud es tuya (si eres estudiante menor de edad, con tu acudiente o el colegio), completa la eliminación y te lo confirma por correo, en un plazo máximo de 15 días hábiles. Mientras tanto tu cuenta sigue activa. Se elimina tu cuenta de acceso (correo de ingreso, contraseña y sesiones), los dispositivos y preferencias de notificación y tu foto de perfil. Se conservan, sin vínculo con tu acceso, los registros que pertenecen al colegio y que la ley le obliga a guardar: convivencia, asistencia, excusas, permisos ya decididos con sus firmas y la auditoría. Para pedir la corrección o supresión de esos registros, dirígete al colegio (ver la sección 13).

13. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular (o representante legal de un menor) tienes derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos;
• pedir prueba de la autorización otorgada;
• ser informado sobre el uso que se da a tus datos;
• revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratuitamente a tus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado.

¿Ante quién?

Ante tu colegio, que es el Responsable, por los canales de su propia política. También puedes escribirnos a soporte@faroescolar.com: si la solicitud es sobre datos de un colegio, se la trasladamos y le ayudamos a responderla dentro de los plazos legales.

Qué incluir y plazos

Tu nombre y documento, el colegio, la descripción de lo que pides, una dirección o correo para responderte y, si actúas por un menor, la prueba de que eres su representante. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 más, avisándote) y los reclamos en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 más), según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo.

14. Almacenamiento en tu dispositivo y medición de uso

Faro no usa cookies de publicidad. La aplicación web guarda en tu navegador lo necesario para funcionar: tu sesión y preferencias como el colegio elegido. La app móvil guarda tu sesión en el almacenamiento seguro del sistema y una copia cifrada de lo necesario para trabajar sin conexión. El dispositivo de portería guarda el listado de estudiantes del colegio para funcionar sin internet.

Medición del sitio público. Solo en el sitio público faroescolar.com —no en la aplicación web (faroescolar.com/app), ni en la app móvil, ni en el asistente de WhatsApp— usamos Google Analytics, de Google, para saber qué páginas se visitan y qué botones de contacto se usan. Solo se activa si lo aceptas en el aviso del sitio; si no lo aceptas, no se guardan cookies de analítica. Está configurado sin publicidad ni personalización de anuncios y no recibe datos de los colegios ni de su comunidad: solo datos de navegación (páginas vistas, tipo de dispositivo y navegador, y ubicación aproximada), que Google trata en sus servidores, principalmente en Estados Unidos, y que se conservan 14 meses. Puedes cambiar tu decisión cuando quieras en «Preferencias de cookies», al pie del sitio.

Medición anónima del uso de la plataforma. En la aplicación web, la app móvil y el canal de WhatsApp contamos qué funciones se usan, con Google Analytics y Google Analytics para Firebase, de Google. Cada registro lleva solo el nombre de la acción (por ejemplo, «comunicado creado» o «lista guardada»), el módulo, el canal (web, Android, iOS o WhatsApp), un perfil genérico (por ejemplo, docente o acudiente), la versión, categorías fijas como el tipo de situación (I, II o III) y el tipo de pantalla (por ejemplo, «ficha de un estudiante», sin decir de cuál). Nunca lleva nombres, documentos, teléfonos, correos, identificadores del colegio, de personas, de casos o de cursos, textos que escribas, cantidades ni las direcciones reales de las páginas, y no se asocia a tu cuenta ni a tu colegio. En la aplicación web usa una cookie propia que se borra al cerrar el navegador; en la app, un identificador aleatorio de la instalación que no está ligado a tu cuenta; los envíos de WhatsApp se cuentan desde nuestros servidores, sin el número ni el mensaje. Está configurada sin publicidad, sin personalización de anuncios y sin las señales de Google, y se conserva 14 meses. Puedes desactivarla: en la aplicación web, eligiendo «Rechazar» en «Preferencias de cookies», al pie del sitio (aplica a ese navegador) o activando el control de privacidad global de tu navegador; en la app, en Perfil › Medición de uso anónima.

15. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia y, si el cambio es relevante, lo avisaremos a los colegios y en la app antes de aplicarlo.

16. Contacto

Freeloz S.A.S. · NIT 901.866.878-4 · Colombia
Correo: soporte@faroescolar.com
Ayuda: faroescolar.com/soporte · Términos de uso: faroescolar.com/terminos